ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Správce osobních údajů:
VITOM a.s., GarantovanyNajem.cz – dluhopisy s.r.o., GN Nemovitosti 11 s.r.o., VITOM Nemovitosti 22, s.r.o. , VITOM Nemovitosti 33, s.r.o., VITOM Správa s.r.o., VITOM Technické služby s.r.o., VITOM Reality a finance v.o.s. a VITOM Apartments s.r.o. dle toho, jaká společnost je smluvní stranou uzavřené smlouvy o poskytování nebo využívání služeb nebo subjektem, který jste kontaktovali.
Kontakt: adresa elektronické pošty info@vitom.cz, telefon +420 777 467 487.
(dále jen „Správce“)
Vážení zákazníci, milí klienti a partneři,
tímto si Vás dovolujeme informovat o zásadách zpracování osobních údajů, dodržované skupinou VITOM. Ochranu Vašich osobních údajů nebereme na lehkou váhu a staráme se o to, aby Vaše data byla u nás v bezpečí. Pokud Vám nebude cokoliv jasné, rádi zodpovíme Vaše dotazy – kontaktní údaje jsou uvedeny výše.
PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Zákonným důvodem zpracování Vašich osobních údajů je převážně skutečnost, že toto zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, kterou s námi náš zákazník uzavírá, anebo pro provedení opatření před uzavřením takové smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Typicky se jedná o smlouvy zprostředkovatelské, nájemní, podnájemní či smlouvy o ubytování. Nadto zpracováváme Vaše osobní údaje v případě udělení plné moci pro vyřízení úředních záležitostí.
V případě vzniku takového smluvního vztahu zasíláme našim klientům obchodní sdělení související s nabízenými službami z důvodu realizace oprávněných zájmů v podobě omezeného přímého marketingu. Vždy se snažíme informovat o aktuálních otázkách, které hodnotíme jako zajímavé pro naše klienty. Odběr novinek můžete kdykoliv odhlásit, nebo vznést námitku proti takovému zpracování.
Ve výjimečných případech oslovujeme naše potencionální klienty formou přímého marketingu – v takovém případě však vždy vyžadujeme souhlas předem. I v takových případech se snažíme předávat pouze takové informace, které vyhodnotíme jako zajímavé pro jejich příjemce.
JAKÉ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME & ZA JAKÝM ÚČELEM
1. Plnění smluvní povinnosti
Zpracovávány jsou osobní údaje, které nám zákazníci sami poskytnou při realizaci smlouvy, a to výhradně za účelem plnění předmětu této smlouvy.
Zpravidla se jedná o tyto osobní údaje: jméno, příjmení, adresa, datum narození, emailový a telefonní kontakt. V jednotlivostech se může dále jednat o údaje související s obchodní činností, příjmy, daněmi a jinými finančními údaji klienta, rodinou, preferencemi subjektu údajů.
V případě uzavírání vybraných typů smluv zpracováváme též rodné číslo subjektů osobních údajů za účelem řádného vyplnění návrhu na vklad práva do katastru nemovitostí, přihlášení k odběru energií, či za jiným účelem, vázaným na právní důvod plnění zákonné povinnosti a smluvní povinnosti.
2. Obchodní sdělení
V případě udělení souhlasu se zasíláním obchodních sdělení či oprávněného zájmu advokátní kanceláře využíváme tyto osobní údaje příjemců: jméno, příjmení, e-mailová adresa, a to za účelem informování příjemců zpráv o novinkách z oblasti realit a obchodní činnosti Správce.
3. Ubytování ve VITOM Apartments
V případě Společnosti VITOM Apartments, s.r.o. je nutné z důvodu plnění právní povinnosti vést domovní knihu za účelem evidence hostů a navazující povinnosti odvádět rekreační poplatky. Za tím účelem Správce zpracovává: jméno, příjmení, titul, e-mail, telefonní číslo. V případě ubytování cizinců je třeba za účelem jejich hlášení zpracovávat tyto osobní údaje: jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČ, DIČ, e-mail, telefonní kontakt. Za účelem ochrany majetku správce jsou umístěny ve veřejných prostorách kamerové systémy se záznamem, bez zvukové stopy, přičemž právním důvodem zpracování osobních údajů je oprávněný zájem správce. Pravidla nastavení bezpečnosti a nakládání s kmerovým záznamem jsou stanovena v interní směrnici správce.
4. Plnění smluvní povinnosti, oprávněný zájem
V případě obchodních partnerů nebo dodavatelů Správce zpracovává identifikační údaje vč. IČ, adresní údaje a číslo bankovního účtu. Může se stát, že v rámci obchodního vztahu s obchodním partnerem Správce zpracovává osobní údaje jeho zaměstnanců, se kterými ve věci komunikuje – pak zpracovává jméno a příjmení tohoto zaměstnance, jeho e-mailovou adresu a telefonní číslo. U zpracování osobních údajů zaměstnanců obchodního partnera však nevystupuje jako správce osobních údajů, nýbrž jako zpracovatel.
JAK DLOUHO BUDEME ZPRACOVÁVAT VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE
Osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu a navazující promlčecí dobu případných nároků ze smluvního vztahu vyplývajících.
Obchodní sdělení jsou zasílána po celou dobu, po kterou trvá souhlas s jejich zasíláním. V případě zákazníků jsou obchodní sdělení zasílána do doby, než dojde k odhlášení jejich odběru, případně do doby, než je vznesena námitka proti zpracování osobních údajů za tímto účelem. Nejdéle jsou však obchodní sdělení zasílána po dobu 5 let. Poté Společnost požádá o udělení souhlasu opětovně.
Další zpracování osobních údajů nad rámec uvedeného je zpracováváno pouze v případě, že je to nezbytné pro plnění povinností vyplývajících z právních předpisů, které se na Správce vztahují. V případě neexistence konkrétních právních nebo smluvních důvodů nebo požadavků nepřekračuje naše základní doba uchovávání záznamů a jiných listinných dokladů vytvořených při poskytování služeb 5 let, jedná-li se o osobní údaje a dokumenty nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.
Jakmile pomine účel zpracování či Správce již nebude disponovat žádným právním důvodem zpracování osobních údajů, Správce osobní údaje vymaže.
DALŠÍ INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Osobní údaje Subjektu údajů jsou zpracovávány manuálně pracovníky Správce.
Osobní údaje subjektu údajů budou dále zpracovávány těmito zpracovateli osobních údajů:
- zpracovatelé, kteří poskytují Správci serverové, webové, cloudové nebo IT služby;
- společnosti kooperující se Správcem, je-li to nezbytné pro administrativní účely a pro účely poskytování odborných služeb klientům (zpravidla ostatní společnosti ze skupiny VITOM);
- třetí strany, které asistují při poskytování služeb nebo informací;
- externí účetní a mzdová kancelář.
PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ
Subjekt údajů má právo
- získat od Správce potvrzení, zda jsou či nejsou osobní údaje zpracovávány, a pokud zpracovávány jsou, má Subjekt údajů právo získat k osobním údajům přístup.
- na opravu nepřesných osobních údajů, případně s přihlédnutím k účelům zpracování má Subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
- na výmaz osobních údajů, pokud již osobní údaje nejsou dále potřebné pro účel zpracování, Subjekt údajů odvolal souhlas k jejich zpracovávání, vznesl námitku proti zpracování osobních údajů a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování,
- na omezení zpracování, pokud Subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu nezbytnou k ověření správnosti osobních údajů, Správce již osobní údaje dále nepotřebuje pro účel zpracování, ale Subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, či Subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování osobních údajů.
- na odvolání souhlasu se zpracováním osobním údajů bez jakékoli sankce. Souhlas může Subjekt údajů odvolat jakýmkoli způsobem uvedeným výše na jednotlivých kontaktních údajích Správce. Odvoláním souhlasu Subjektem údajů není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu před jeho odvoláním.
- podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, pokud se Subjekt údajů domnívá, že zpracování osobních údajů je v rozporu s právními předpisy. Příslušným dozorovým úřadem je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů.
- vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají.
BEZPEČNOST
Správce tímto prohlašuje, že nakládání s osobními údaji probíhá plně v souladu s platnými právními předpisy. Osobní data subjektu údajů jsou zabezpečena prostřednictvím nastavených technických i organizačních opatření, jsou nastavena pravidla pro jejich řádné získání, zpracování a likvidaci.
Veškeré osobní údaje v elektronické formě jsou uloženy v databázích a systémech, k nimž mají přístup pouze osoby, které potřebují s osobními údaji bezprostředně nakládat pro účely uvedené v těchto pravidlech, a to pouze v nezbytném rozsahu. Přístup k těmto osobním údajům je chráněn heslem a firewallem.
ÚČINNOST
Tato pravidla jsou účinná od 25.5.2018.